「従業員サーベイ」というと難しそうに感じられませんか？イメージ的にはデスクワーカーの方向けなのかな？と思われる方も多いと思いますが、実は飲食店や接客業の現場でも活用できるんです。

お客様によいサービスを提供するには、従業員の意識やモチベーション、職場環境を把握することが不可欠。従業員サーベイを活用することで、従業員の生の声や課題発見やその解決につなげることができます。

この記事では、従業員サーベイの意義や目的、具体的な設問例、実施方法、分析・活用方法を分かりやすく解説します。接客業での顧客満足アップや従業員の定着に役立てていただければと思います。

従業員サーベイとは？意義と目的を理解しよう

従業員サーベイとは、従業員の皆さんの意識や業務環境について定期的に調査を行い、課題を把握して改善につなげる取り組みです。

その目的は、正社員従業員の方だけではなくアルバイトを含めた全員の満足度や会社への愛着、仕事への意欲といった「エンゲージメント」を高めることにあります。

さらに、職場環境の改善やマネジメントの質向上など、会社の課題を見つけ出し、改善につなげることも重要な目的となっています。

つまり、従業員サーベイを通じて、従業員の皆さんの生の声を収集し、経営陣が従業員視点で課題を把握することで、より効果的な人事施策を立案できるのです。

従業員サーベイの設問例を見てみよう

従業員サーベイには、エンゲージメント、職場環境、マネジメントなど、さまざまな切り口の設問が用意されています。 ここでは、代表的な設問例をご紹介します。

コンディションを測定する設問例

従業員の皆さんが睡眠や運動習慣などどれぐらいきちんと眠れているか、運動をしているかなどについて把握する設問で、生活習慣の乱れなどを確認する目的です。

-最近、よく眠れていますか？
-最近、適度な運動をしていますか？

このようなコンディション設問への回答から、いつもはきちんと眠れていたのに最近眠れていないなどコンディションの変化を把握して、生活習慣の乱れを発見し改善策を提示するなどができます。

エンゲージメントを測定する設問例

従業員の皆さんが会社に対してどれくらい愛着を持ち、仕事に熱意を注いでいるかを把握するのがエンゲージメント設問の目的です。

例えば以下のような設問が挙げられます。

• 「私は会社の目標達成のために全力で取り組んでいる」

• 「私は会社の発展に貢献したいと思っている」

• 「私は仕事に誇りを感じている」

このようなエンゲージメント設問への回答から、従業員の皆さんの会社への思い入れや、仕事に対する姿勢を把握できます。
組織全体のエンゲージメントレベルを可視化し、課題の発見や改善策の検討に役立てることができるのです。

職場環境を測定する設問例

職場環境に関する設問は、従業員の満足度や快適性、コミュニケーションの状況などを把握するために重要です。

代表的な設問例を挙げると、以下のようなものがあります。

• 「職場の雰囲気に満足していますか?」

• 「職場の人間関係は良好だと思いますか?」

• 「職場の清潔さや設備は適切だと感じていますか?」

また、職場の推奨度を0〜10の11段階で尋ねることで、従業員の総合的な職場満足度を数値化することができます。

これらの設問を通じて、従業員が日々の業務で感じている職場環境の課題を明らかにし、改善につなげることが可能となります。

マネジメントを測定する設問例

マネジメントの質は従業員の満足度や生産性に大きな影響を与えます。 そのため、従業員サーベイでは上司の行動を評価する設問が重要となります。

例えば以下のような設問が考えられます。

• 上司とのコミュニケーションは円滑に行えていますか?

• 上司からタイムリーで建設的なフィードバックを受けていますか?

• 上司は部下の成長を支援し、適切な目標設定を行っていますか?

• 上司の指示や方針は明確で理解しやすいものですか?

これらの設問を通じて、上司のリーダーシップスタイル、コミュニケーション能力、部下育成への取り組みなどを多角的に評価することができます。

マネジメントに関する課題を早期に発見し、適切な改善策を講じることで、 従業員のエンゲージメントと組織のパフォーマンス向上が期待できます。

従業員サーベイの実施方法を理解しよう

従業員サーベイを実施する際は、計画的な準備が重要です。
まずは、組織課題に合わせて適切な質問項目を設定しましょう。

次に、従業員への丁寧な説明が不可欠です。
サーベイの目的や個人情報保護など、従業員の不安を払拭する働きかけが大切です。

アンケートツールの選定

従業員サーベイを円滑に実施するには、適切なアンケートツールの選定が不可欠です。

無料ツールから有料プランまで多様なツールがあり、集計・分析機能、デザイン性、セキュリティなどの観点から、自社の目的と環境に合ったものを選ぶ必要があります。

また、従業員の回答率を高めるため、以下の点にも留意しましょう。

• 操作性の良さ:直感的で使いやすいインターフェース

• スマホ対応:デスクレス現場でも回答可能

• アンケート画面のデザイン性:魅力的な見た目で回答意欲向上

このように、機能面とユーザビリティの両面から、最適なアンケートツールを選ぶことが重要です。

接客業や飲食業の現場では、従業員やアルバイトの方がデスクに座ってPCを操作してのサーベイに回答する時間が取れないことがあります。

「みんなのマネージャ」はデスクレスの現場の方が回答しやすいようにスマートフォンでいつでもどこでも回答できるようになっています。

フランチャイズ展開のドトールコーヒーでは「みんなのマネージャ」を活用して、コンディション把握をされています。大阪駅前第一ビルドトールコーヒー店では、アルバイトを含め30人近くの従業員がいるため、導入前は全員のコンディションやモチベーションを把握することが難しかったそうです。

みんなのマネージャを利用することにより、「睡眠不足です」「仕事の効率が下がっています」など、マネージャーがいち早く把握することができ、声掛けが必要な従業員にタイムリーに声掛けができるようになったそうです。

→ドトールコーヒー森本店長に聞く!お客様満足度UP×本部評価UP×スタッフ離職率DOWNまでの道のり　Part１ 

サーベイ期間の設定

従業員サーベイを効果的に実施するには、適切なサーベイ期間の設定が欠かせません。

一般的な目安は、2週間から4週間程度が推奨されています。

• 期間が短すぎると、十分な回答数が得られない可能性があります。

• 一方で長すぎると、従業員の関心が薄れてしまう恐れがあります。

ただし、組織の規模や従業員の特性によって最適な期間は異なるため、事前に検討しておくことが重要です。

サーベイ期間中は、定期的に回答状況をチェックし、必要に応じて回答を促すメッセージを送ることで、回答率の向上が期待できます。

「みんなのマネージャ」は従業員が好きな時に好きなタイミングでサイトにアクセスして回答することができます。また自分の時間の都合によって、数問回答したり、十数問回答できたりと自由度が高く、「サーベイをしないと！！」と従業員が負担に感じたり、重荷に思ったりしないように作られています。

回答率を上げるためのポイント

従業員サーベイの回答率を上げるには、事前の丁寧な説明と匿名性の確保が欠かせません。

まず、サーベイの目的や結果の活用方法を従業員に対して十分に説明し、理解を求めることが大切です。
そして、回答者の匿名性を厳格に守ることで、従業員が安心して本音を述べられる環境を整える必要があります。

具体的なポイントは以下の通りです。

• サーベイの目的や結果活用方針を従業員に事前に丁寧に説明する

• 回答は完全に匿名で行われ、個人が特定されないことを保証する

• 集計結果は個人が特定できない形で全体傾向としてのみ共有する

• 経営層自らが積極的に回答を呼びかけ、重要性を従業員に示す

このように、従業員の理解と信頼を得ながら、プライバシーにも十分配慮することで、高い回答率が期待できます。

「みんなのマネージャ」導入店のパチンコホールQ-Bang!(キューバン)東梅田店では、毎週曜日を決めて、アルバイトリーダーがスタッフに声掛けやメールを流すなどして、回答率を上げる試みをしているそうです。

従業員サーベイの分析方法を学ぼう

サーベイ結果から組織の課題を発見するには、適切な分析が欠かせません。 まずは回答データを可視化し、傾向を把握しましょう。

グラフやチャートを活用して、設問ごとの回答状況を確認します。 次に、部署や年齢、役職別に結果を比較することで、課題の所在を特定できます。

自由回答欄の分析も重要です。従業員の生の声を丁寧に読み解き、 具体的な改善アクションにつなげましょう。

• テキストマイニングツールを活用して、自由回答の傾向把握

• 人事データとの連携で、より踏み込んだ分析が可能に

このように、従業員サーベイの分析は、組織課題の発見と改善に不可欠です。 データを多角的に分析することが、本質的な課題発見への鍵となります。

回答データの可視化

従業員サーベイの回答データを適切に可視化することは、組織の課題を特定し、改善に向けた施策を立案する上で非常に重要です。

回答データをグラフや図表に表すことで、データの傾向が一目でわかるようになります。 例えば、以下のようなデータ可視化が考えられます。

• 棒グラフ: 各設問の回答割合を棒で表し、全体傾向を把握

• レーダーチャート: 複数の観点を放射状に並べ、各観点の得点を線で結ぶことで特徴を視覚化

• 散布図: 2つの変数の関係を点で示し、相関関係を確認

さらに、部門や年代、職位などの属性別に回答データを比較・分析することで、組織内の特徴的な課題が浮き彫りになります。 このように可視化することで、課題の本質を捉えやすくなり、適切な改善策を立案できます。

モチベーション低下の指標にもなるエンゲージメント診断について、詳しく知りたい・試してみたい方は、下記より詳しい資料をチェックしてみてください。

属性別の結果比較

従業員サーベイの分析では、部署、年齢、雇用形態など、さまざまな属性別に結果を比較することが大切です。

属性ごとに回答傾向を確認することで、組織全体の課題だけでなく、特定の部門や階層における固有の課題も浮かび上がってきます。

例えば、以下のような違いが見られる可能性があります。

• 管理職と一般社員では、職場環境への評価や上司とのコミュニケーションに差がある

• 正社員と非正規社員では、福利厚生やキャリア開発に対する意識が異なる

このように属性別の分析を行うことで、組織内の課題をより詳細に把握できます。
そして、それらの分析結果を踏まえて、各属性に合わせた適切な施策を検討することが重要になります。

自由回答の分析方法

自由回答は従業員の本音の声を収集できる貴重な情報源です。
定量的な設問では捉えきれない課題や要望を把握できます。

自由回答の分析にはテキストマイニングが有効です。
単語の出現頻度や共起関係を分析することで、 回答の傾向や従業員の本音のニーズを読み解くことができます。

さらに、自由回答を属性別に分類・比較することで、
部門や役職による意識の違いを明らかにすることも可能です。

従業員サーベイの活用方法を知ろう

従業員サーベイの結果を最大限に活かすには、経営層の理解と支持が不可欠です。 サーベイ実施前に、経営メンバーの合意を得ておくことが大切です。

また、従業員自身も「率直に回答できる環境」が整っていることが重要です。 従業員が本音を言えない雰囲気では、サーベイの意味がありません。

実施に際しては、以下の3点を意識しましょう。

• 誰が主体となるのか

• どのような目的があるのか

• 何を知りたいのか

サーベイ結果は、人事データと組み合わせて分析することで、より確かな経営戦略や人事戦略の立案に役立ちます。

結果のフィードバック方法

従業員サーベイの結果を適切にフィードバックすることは、組織の課題解決に向けた第一歩となります。 フィードバックの際は、透明性を保ち、従業員一人ひとりに丁寧に説明することが重要です。

効果的なフィードバック方法としては、以下のようなアプローチが考えられます。

• 部署単位での結果説明会: 部門ごとにサーベイ結果を共有し、課題と対策案について議論する

• 個別面談: 従業員一人ひとりと面談し、個別の意見や懸念事項を把握する

• 全社レベルでの報告会: 経営層から全従業員に向けて、組織全体の課題と取り組みを説明する

いずれの方法でも、従業員との積極的な意見交換を行い、課題解決に向けた具体的な行動につなげることが肝心です。

「みんなのマネージャ」導入店のパチンコホールQ-Bang!(キューバン)東梅田店の事業部長は、「みんなのマネージャ」のシステム上に表示されるアドバイスを利用し、スタッフにアドバイスをしたり、特性を見てアドバイスをしているそうです。例えば「分析的な仕事が得意」などのアドバイスがあったら、それにそったお勧め図書やセミナーなどについてフィードバックしたり、1on1でネタにして従業員との信頼関係を築いているそうです。

課題解決に向けたアクションプラン作成

従業員サーベイの結果を分析し、課題を特定したら、次は具体的な改善策を立案する必要があります。 そのためのロードマップとなるのが、アクションプランの作成です。

アクションプランを作成する際のポイントは、SMARTの原則を意識することです。

• Specfc(具体性): 課題に対して、誰が、何を、どのように取り組むのかを明確にする

• Measurable(測定可能性): 目標の達成度を数値化できるよう設計する

• Achevable(現実性): 現場の意見を反映し、実現可能なプランとする

• Relevant(関連性): 組織の方針や課題に合致したプランとする

• Tme-bound(期限設定): いつまでに達成するのかを決める

このようにSMARTの観点でプランを設計することで、進捗管理が容易になり、着実な実行が可能となります。

PDCAサイクルでの継続的改善

従業員サーベイの結果を活かすには、PDCAサイクルを意識した継続的な改善が重要です。

PDCAサイクルとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)のプロセスを繰り返し、
業務や活動を継続的に改善していくフレームワークです。

従業員サーベイでは、このサイクルを活用することで、以下のように改善を続けていくことができます。

• Plan: サーベイの目的や実施方法を設計

• Do: サーベイを実施し、データを収集

• Check: 結果を分析し、課題を特定

• Act: 課題解決に向けたアクションプランを立案・実行

このサイクルを継続することで、
従業員の声に基づいた組織の継続的な成長を実現できます。

従業員サーベイのメリットとデメリットを理解しよう

従業員サーベイには大きなメリットがあります。
数値化されたデータから従業員のニーズを把握できるため、人材流出の防止策として有効です。

また、ビジネス環境の変化に合わせて組織を見直す上で、
従業員サーベイは重要なツールとなり得ます。

一方で、デメリットもあります。
サーベイの実施や活用が不適切だと、従業員の不信や不満を招きかねません。

• 例1) 結果を完全非公開にする

• 例2) 社内の改善に繋げた様子が分からない

このような場合、従業員は回答への意欲を失い、
結果的に信頼性の低い調査になってしまう恐れがあります。

従業員サーベイのメリット

従業員サーベイには、組織の課題を可視化し、改善に向けた具体的なアクションを立てられるというメリットがあります。

従業員の本音を把握することで、経営層では気づきにくい問題点を発見できます。
例えば、職場の人間関係や風通しの悪さ、マネジメントの課題など、組織の生産性を阻害する要因を特定できるのです。

また、定期的に実施することで、従業員の満足度やエンゲージメントの推移を追跡できます。
この結果を活用して、従業員重視の経営につなげることができます。

さらに、属性別(年齢・性別・役職など)の分析も可能です。
このように細かく分析することで、課題の本質を突き止め、きめ細かい改善策を立てられるのがメリットといえるでしょう。

従業員サーベイのデメリット

従業員サーベイには、実施や活用方法が不適切な場合、従業員の不信感や不満を招くリスクがあります。

例えば、結果を完全に非公開にしたり、社内での改善につながった様子が分からないといった場合、従業員は誠実に回答する意欲を失い、結果的に信頼性の低い調査になってしまう可能性があります。

また、設問が適切でない場合も、有益なデータが得られず、時間とコストの無駄につながる恐れがあります。

さらに、回答率が低いと、サンプル数が少なく偏った結果になる可能性もあり、組織全体を代表する調査結果とは言えなくなります。

従業員サーベイを効果的に活用するコツ

従業員サーベイを効果的に活用するには、経営層の理解と協力が不可欠です。 まずは経営陣に対し、サーベイの目的と活用方法を丁寧に説明し、合意を得ることが重要です。

次に、従業員の理解と協力を得ることも大切なポイントです。 サーベイの目的や回答が評価に影響しないことを従業員に伝え、不安を払拭する必要があります。

さらに、部署間の連携を密にし、社内の各種サーベイが乱立しないよう工夫することで、 従業員の負担を最小限に抑えることができます。

ポイント:

• 経営層の合意を得る

• 従業員の理解と協力を得る

• 部署間の連携を密にし、サーベイの重複を避ける

経営層の巻き込み

従業員サーベイを成功させるには、経営層の全面的な支援が欠かせません。

まず、サーベイの企画段階から経営層を関与させることが大切です。 設問の検討や結果の活用方法について、経営層の意見を求めましょう。

次に、サーベイ実施後の結果報告会に経営層を参加させることをおすすめします。 組織の課題や改善策について、経営層と従業員が一緒に議論できます。

経営層の理解と協力があれば、組織全体で従業員サーベイに取り組むことができます。 結果として、組織の活性化につながるでしょう。

従業員とのコミュニケーション

従業員とのコミュニケーションは非常に重要です。
適切なコミュニケーションを行うことで、組織全体の意思統一と従業員の目的意識の共有が促進されます。

さらに、コミュニケーションが活性化すれば、生産性の向上にもつながります。
部署間の連携がスムーズになり、協力し合える環境が整うためです。

一方で、社内コミュニケーションが不足すると、以下のような課題が生じる可能性があります。

• 従業員間の信頼関係の構築が困難になる

• 従業員のモチベーションが低下する

エンゲージメント経営の考え方では、「会社と従業員」および「従業員同士」の相互信頼関係の確立が最も重要視されています。

適切なタイミングでの実施

従業員サーベイを有効に活用するには、適切なタイミングで実施することが重要です。 実施のタイミングが不適切だと、従業員から不信感や不満が生まれてしまう可能性があります。

そこで、従業員サーベイを実施する前に、以下の点に留意しましょう。

• 経営メンバーの理解と合意を得る
  経営層の巻き込みは不可欠です。サーベイの目的や重要性を説明し、合意を得ておく必要があります。

• 従業員への丁寧な説明
  サーベイの実施目的や結果の扱い方などを従業員に分かりやすく説明し、不安を払拭することが大切です。

従業員サーベイは通常１年に１回のタイミングで実施されるケースが多いようですが、従業員とのコミュニケーション頻度やコンディションやスキルチェックなどの頻度としては十分ではありません。

「みんなのマネージャ」を導入することで、簡単に従業員のコンディション把握ができるようになります。またタイムリーにコンディションがわかるので、離職防止などの歯止めや抑制ができるなどのメリットがあります。

お客様対応から従業員の雇用、トレーニングまでありとあらゆる業務を一手に担っているマネージャーで離職→求人→雇用→新人トレーニングなどを繰り返しておられる方、ぜひ一度「みんなのマネージャ」の無料トライアルを試してみてください。

このように、経営層と従業員の理解を得ながら、適切なタイミングを見計らって実施することで、 従業員サーベイの本来の目的を達成できるでしょう。   

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