部下のモチベーション向上と組織の目標を共有できる1on1ミーティングですが、どのように進めていけばいいかわからない、面談を受けている部下自身も時間の無駄と思っているケースも多いようです。1on1ミーティングの効果的な進め方と具体的なトピックについて、以下の5つのステップについて解説していきます。

ステップ1: リレーションシップの構築 

【アプローチとアイスブレイク】

ミーティングの始まりは部下との信頼関係を築くためにアイスブレイクに時間を割きましょう。例えば、最近の休暇や興味深い出来事について話すことで、リラックスした雰囲気の中で、面談を始めることができます。

ステップ2: 個人の目標と成長に焦点を当てる  

【部下の目標設定】

部下がどのような目標を持ち、成長したいと考えているかを尋ねましょう。個別の目標に焦点を当て、その達成に向けてどのようにサポートできるかを議論します。例えば、部下がプロジェクトリーダーに昇進したい場合、そのためにどんなスキルが必要か事前準備として何をすべきかについて話し合います。

ステップ3: パフォーマンスとフィードバック

【業績の評価とフィードバック】

部下の業績について話し合い、よい点や改善点について、確認します。部下から具体的な改善方法が出てくるような質問の仕方を工夫することも必要です。具体的な業績の例を挙げ、フィードバックをします。例えば、プロジェクトAではリーダーシップが優れているが、プロジェクトBではコミュニケーションの取り方について改善があると指摘し、どのような改善方法があるかを一緒に検討し、部下の方から具体的な改善提案が出てくるように促します。

ステップ4: 組織目標との連動

【組織の目標と部下への伝達】

組織のビジョンや目標を部下に伝え、彼らの仕事が組織の大局的な目的にどのように貢献しているかを説明します。例えば、組織が新しい市場への進出を目指している場合、その戦略と部下の役割について確認し、実際の業務にどのように取り組んでいけばよいかを話し合いをします。

ステップ5: 行動計画とフォローアップ

【行動計画の策定とフォローアップ】

ミーティングの最後に、部下と共に具体的な行動計画を策定しましょう。部下が目標に向かって進むためのステップや期限を明確にし、次回の1on1ミーティングまでのフォローアップを確認します。例えば、特定のトレーニングコースを受講する日程を設定し、次回のミーティングで進捗について確認をおこない評価をします。

以上の5つのステップを通じて、部下のモチベーションを高め、組織の目標を部下に伝えることができます。個別のトピックや具体的な質問は、部下の状況と目標に合わせて1on1ミーティングの都度状況により変えていき、毎回同じような面談にならないように工夫することが必要になります。

1on1ミーティングは部下の成長を促し、個人の成長は組織の成長にもつながります。効果的な1on1ミーティングをおこなうことは、自ら考え自走する組織へつながっていきます。

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